1. Description

Afin de garantir la sécurité de la plateforme et l'intégrité des données, il est possible de limiter l'accès à cette dernière en fonction des rôles des utilisateurs. Chaque utilisateur d'Alteia est affecté à l'un de ces rôles: Manager, User, Contributor ou Operator. Découvrons-les en détail.

2. Gestion des utilisateurs

Pour ajouter ou supprimer des utilisateurs, vous devez être connecté en tant que "Manager".

2.1 Ajouter des utilisateurs

Étape 1 - Sur la page d'accueil, sélectionnez l'icône des utilisateurs en bas à gauche (encadrée en jaune ci-dessous). Un tableau apparaîtra avec chaque utilisateur existant de la plateforme. 

Étape 2 - Sélectionnez "INVITER DES UTILISATEURS". Cela vous permettra d'inviter de nouveaux utilisateurs sur la plateforme ou d’inviter des utilisateurs existants à travailler sur d'autres organisations.

Étape 3 - Saisissez les emails des personnes que vous souhaitez inviter.

Note: Pour ajouter plusieurs adresses électroniques, saisissez-les avec un point-virgule (;) entre chaque adresse. 100 utilisateurs maximum peuvent être invités à la fois.

Étape 4 - Une fois que vous les avez toutes saisies, appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier ou sélectionnez "AJOUTER".

Étape 5 - Enfin, sélectionnez "SUIVANT".

Étape 6 - Dans l'onglet "Organisations & Rôles ", sélectionnez "+ AJOUTER" pour choisir la ou les sociétés auxquelles vous souhaitez donner accès à vos utilisateurs. Vous devez sélectionner au moins une société et valider en cliquant sur "ADD"/"AJOUTER".

Une nouvelle section, "Rôles", apparaît.

Étape 7 - Sélectionnez ici le rôle de l'utilisateur que vous souhaitez attribuer, et définissez plus précisément l'accès au site pour les catégories "user", "operator" et "contributor".

Étape 8 - Une fois terminé, sélectionnez "ENVOYER INVITATIONS". Une invitation sera envoyée par email à vos nouveaux utilisateurs pour l'enregistrement, et à vos utilisateurs existants pour les informer de leur nouvel accès.

2.2 Supprimer des utilisateurs

Étape 1 - Sélectionnez l'onglet Administration (encadré en jaune ci-dessous).

Étape 2 - Dans le tableau des utilisateurs qui s’affiche, recherchez et sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez supprimer. Une page détaillée de l'utilisateur apparaît avec les options "Bloquer utilisateur" (pour les administrateurs uniquement), "EDITER" les informations de l'utilisateur, ou sélectionner le menu 3 points.

Étape 3 - Cliquez sur le menu 3 points (encadré en rouge) pour faire apparaître le bouton de suppression. Sélectionnez " Supprimer de", sélectionnez la ou les organisations et confirmez l'opération.2.3 Modifier les Propriétés, les Accès et les Rôles d'un utilisateur existant

Étape 1 - Sélectionnez l'onglet Administration (encadré en jaune ci-dessous).

Étape 2 - Cliquez sur l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les propriétés, l'accès (ou les accès) ou le(s) rôle(s).

Note: Recherchez un utilisateur spécifique en tapant dans la barre de recherche située en haut à droite de votre écran.

2.3.1 Modifier les Propriétés et les Préférences

Étape 1 - Afin de modifier les propriétés d'un utilisateur, cliquez sur "EDITER".

Vous accédez à un premier onglet nommé "Propriétés & Préférences" vous permettant de modifier les informations de base de l'utilisateur (nom, prénom, adresse email) et de définir la langue d'affichage de la plateforme (anglais, français et japonais) ainsi que le format d'affichage de la date (MM/dd/yyyy) ou dd/MM/yyyy).

Note: Dans ce même onglet, vous trouverez les conditions d'utilisation de la plateforme.Étape 2 - Appliquez les modifications que vous souhaitez effectuer.

Étape 3 - Une fois que vous avez effectué vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur "SAUVEGARDER".2.3.2 Modifier les Accès et Rôles des Entreprises

Étape 1 - Sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez modifier le rôle et cliquez sur le bouton "Edit".

Étape 2 - Sélectionnez le deuxième onglet nommé "Organisations & Rôles".

Note: Afin de modifier le rôle attribué à l'utilisateur (ici encadré en violet), vous devez supprimer le rôle existant en cliquant sur l'icône représentant une poubelle (encadré en jaune ci-dessus).

• Pour réattribuer un rôle à un utilisateur ou en créer un nouveau :
  • Cliquez sur le bouton "AJOUTER" (1).
  • Recherchez et sélectionnez l’organisation souhaitée et attribuez un nouveau rôle à l'utilisateur via le menu déroulant encadré en violet (2).

Note: Veuillez noter qu'en définissant les rôles "User", "Contributor" et "Operator", vous pourrez choisir les sites auxquels l'utilisateur a accès.

Le rôle "Manager" donne accès à tous les sites de l'organisatioin.

• En cliquant sur le bouton "AJOUTER UN RÔLE" (encadré ci-dessous en rouge), vous permettez à l'utilisateur d'avoir accès aux différents modules qui lui sont proposés en fonction de l'offre souscrite.

Note: Les modifications seront enregistrées automatiquement dans cet onglet.

Pour plus d’informations, voir Éditer les Informations de l’Entreprise‍.

2.3.3 Exporter la liste d’utilisateurs 

Les utilisateurs ayant un accès Manager peuvent exporter une liste pré-filtrée d'utilisateurs au format CSV.

Les champs générés dans le fichier CSV sont : Prénom, Nom, Email, Date de création de l'utilisateur, Statut (connecté, notifié...), Version d'utilisation, Langue, Localisation, Société, et Rôle.

S'il y a plusieurs rôles associés à un utilisateur, une ligne par rôle est générée.

Étape Unique - Cliquez sur le bouton "EXPORTER LES UTILISATEURS" encadré en rouge ci-dessous.

Note: Le Manager ne peut exporter que les utilisateurs associés aux entreprises auxquelles il a accès.

2.3.4 Gérer l'accès au Site pour des utilisateurs spécifiques

Afin de déterminer l'accès à un site (ou un projet) spécifique, vous devez être connecté en tant que Manager.

Étape 1 - Dans un premier temps, sélectionnez le site sur lequel vous souhaitez intervenir.

Étape 2 - Cliquez sur le menu 3 points dans la barre supérieure et choisissez "Informations du site" (1).

Étape 3 - Dans le panneau d'information du site, cliquez sur les trois points en haut à droite et cliquez sur "Gérer les accès" (2).Note: Lorsque les utilisateurs de la plateforme apparaissent avec une case pré-cochée en bleu, ils ont accès au site. Inversement, lorsque les utilisateurs n'ont pas de case cochée par défaut, ils n'ont pas d'accès.

Étape 4 - Cochez ou décochez les utilisateurs pour modifier leurs accès sur ce site.

Étape 5 - Enregistrez vos modifications.